 Wanneer besluit je om een vergadering niet binnen je eigen kantoor te doen? Niet alle organisatoren staan hier bij stil. Vaak vanuit gewoonte of gemak wordt er ‘gewoon’ vergaderd in de vaste vergaderruimte op kantoor. De locatie van een vergadering kan van grote invloed zijn. Vergaderen op een externe locatie biedt voordelen die zeker op wegen tegen de nadelen zoals reisafstand en bijkomend budget.
1. Niet gestoord worden tijdens vergadering Zit je er net met z’n allen lekker in, wordt je gestoord door een collega die de vergadering binnen loopt om wat te vragen. Of er is een ‘urgent’ probleem waardoor een van de teamleden weg moet. Dit zijn de grootste frustraties tijdens een vergadering. De kans dat je gestoord wordt tijdens een vergadering op een externe locatie is veel minder groot. Hierdoor kan iedereen ongestoord en met volledige aandacht aan de slag met de onderwerpen die er tijdens de vergadering toe doen. 2. Urgentie besef Doordat je investeert in een vergadering op een externe locatie geef je direct een bepaalde lading en prioriteit aan de onderwerpen die op de agenda staan. De genodigden zullen minder snel geneigd zijn om zich af te melden en zich actiever opstellen door de verwachtingen die je als organisator schept. 3. Inspirerende omgeving Vergaderlocaties bieden vaak een inspirerende omgeving. Hierdoor kunnen bepaalde thema’s goed gekoppeld worden aan geschikte locaties. Wil je bijvoorbeeld innoveren met je organisatie dan is vergaderen in een nieuwe omgeving veel effectiever dan in de huidige omgeving waar je dagelijks werkt. 4. Faciliteiten en ervaring Vergaderlocaties beschikken over de allernieuwste vergaderbenodigdheden. Hierdoor kan je zorgeloos aan de vergadering beginnen. Goede visuele middelen, flip overs, brainstormkits, brainfood zijn voor locaties de normaalste zaak van de wereld. Daarbij denken we graag mee met praktische tips zodat je meer uit je vergadering kunt halen. 5. Teambuilding zorgt voor betere groepsdynamiek Door een activiteit aan een vergadering te koppelen verandert de groepsdynamiek. Je leert elkaar beter kennen waardoor een vergadering actiever wordt en er beter wordt samengewerkt. Wanneer een activiteit goed past bij het thema van de vergadering zal het effect hiervan extra worden versterkt. Ondanks dat buiten de deur vergaderen minder vaak voorkomt is de nut en noodzaak niet te onderschatten. Zeker voor strategische sessies of complexere thema’s merk je dat het op je huidige locatie vergaderen vaak lastiger is. In deze gevallen wegen de nadelen niet op tegen de voordelen die hierboven beschreven zijn. |